ads

5 Fungsi Surat Yang Perlu Anda Ketahui


1. Surat sebagai dokumen tertulis

Melalui surat, si pengirim ingin menyampaikan maksud kepada penerima surat, sedangkan berita yang tertulis dalam surat itu sendiri sebagai alat perantara dalam komunikasi atau sebagai media tertulis.
Dalam rumah tangga tentu terdapat surat yang sangat penting bagi pemiliknya, dan boleh di¬katakan surat itu merupakan dokumen yang sangat penting bagi pemiliknya. Kadang-kadang bila surat dokumen itu hilang menyebabkan kerugian yang besar bagi pemilik dokumen itu. Surat-surat penting itu bila hilang akan menimbul¬kan masalah yang akan merugikan, antara lain surat akte kelahiran, surat keputusan, surat nikah, surat pensiun, kartu penduduk, surat izin, dan lain-lain.

Surat merupakan dokumen tertulis yang memiliki kegunaan sesuai dengan isi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, surat berharga harus disimpan sebaik-baiknya oleh pemilik surat tersebut. Sesungguhnya surat merupakan salah satu dokumen tertulis bagi si penerima surat atau pemilik, karena dokumen itu sendiri mengandung makna warkat asli yang dipergunakan untuk alat pembuktian suatu keterangan.

Surat sebagai alat bukti tertulis, dipergunakan bila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Bila dipergunakan untuk hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama, surat dipakai untuk alat mengingat Sedangkan sebagai bukti historis, bila dipergunakan sebagai bahan riset untuk mengetahui keadaan atau aktivitas suatu organisasi atau kantor pada masa-masa yang lalu.

5 Fungsi Surat Yang Perlu Anda Ketahui

2. Surat sebagai wakil atau duta

Surat sebagai duta suatu organisasi, dipandang mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa, dan kondisi intern dan organisasi atau kantor yang bersangkutan. Oleh sebab itu, pengonsep surat dan para penata administrasi kantor harus hati-hati dan bersungguh-sungguh dalam menulis surat, agar tidak menimbulkan kesan buruk atas organisasinya.

Surat-surat yang dikirim oleh suatu perusahaan sering merupakan satu-satunya hubungan antara perusahaan dengan perusahaan lain atau langganannya. Karena itu perlu sekali menciptakan kesan yang menyenangkan. Surat-surat yang penampilannya sangat menarik merupakan wakil persahabatan yang menimbulkan rasa simpatik setia kawan. Untuk dapat menciptakan itu, susunan isi surat harus baik, termasuk bentuknya. Selain itu isi surat harus luwes, sopan, dapat menimbulkan kepercayaan dan rasa setia kawan, mudah dimengerti, singkat tetapi jelas. Kemampuan kita membuat surat yang menarik simpatik ini adalah suatu tanda kemampuan pada kita sebagai seorang sekretaris.

Jika kita telah menulis surat dan mengetiknya, bacalah seluruhnya dengan hati-hati dan teliti. Telaahlah bahwa kita telah menulis dan mengetik semua apa yang kita inginkan dan telah disusun dan dinyatakan dengan baik Bacalah sekali lagi, berusahalah menempatkan diri sendiri sebagai penerima surat, dan dapatkanlah kesan apa yang terjadi pada diri penerima surat itu.

3. Surat sebagai otak tata usaha

Bagi suatu kantor, komunikasi dengan lisan dan tulisan (surat-menyurat) harus dilaksanakan dan diatur dengan sebaik-baiknya, sebagai alat yang menunjukkan adanya kegiatan yang dilakukan oleh kantor tersebut. Kegiatan pengurusan surat-surat ini bagi kantor modern termasuk suatu kegiatan penting yang harus dilakukannya.

Penyusunan surut sebagai suluh satu pekerjaan kantor, mempunyai ciri-ciri yang tidak berbeda dengan pekerjaan kantor lainnya, ialah tidak berdiri sendiri melainkan erat kaitannya dongan banyak jenis kegiatan yang lain. Padu kantor yang besar sering kali telah digariskan prosedur yang tetap dalam melakukan aktivitas korespondensi, seperti konseptor, bagian pengecekan, pengetik, dan lain-lain.

4. Surat sebagai media komunikasi

Alat-alat yang dapat dipergunakan untuk me-nyampaikan suatu warta, yaitu berupa gambar, tanda-tanda, telepon, radio, televisi, orang, koran, majalah, dan surat Komunikasi dipandang efektif apabila apa yang dikomunikasikan itu sampai kepada tujuannya sesuai dengan sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi tertulis harus pula efektif, artinya dapat mencapai tujuannya, maka surat harus ditulis dengan jelas dan terang apa yang dimaksud.
Suatu surat yang tidak jelas dan tidak terang maksudnya akan mengakibatkan:
Si penerima surat tidak mengerti maksudnya :
apa yang dinyatakan atau dikehendaki mungkin tidak akan mendapat jawaban sebagaimana mestinya, dapat menimbulkan keragu-raguan bagi penerimanya.

Dengan demikian, maksud penulis surat yang disampaikan melalui surat tidak akan tercapai.
Menulis surat bukanlah merupakan suatu hal yang mudah. Lebih-lebih untuk menulis surat niaga atau surat dinas pemerintah, diperlukan adanya suatu kepandaian. Untuk pandai menulis surat, seseorang harus pandai pula merumuskan buah pikirannya dengan jelas dan mudah dimengerti oleh orang lain, sehingga mendapat suatu respon atau yang menguntungkan.

Untuk pandai menulis surat dengan baik, selain harus mempunyai pengetahuan yang cukup, juga harus menguasai hal-hal berikut ini.
1) Menguasai pemakaian bahasa atau tata bahasa dengan baik.
2) Mengetahui kedudukan masalah yang dir perbincangkan serta latar belakangnya.
3) Memahami bidang pekerjaannya serta per-aturan-peraturan yang berhubungan dengan itu.
4) Mengetahui posisi pembuat surat, artinya terhadap siapa ia berbicara atau menulis surat.
5) Menguasai teknik-teknik menyusun surat yang baik.

5. Surat sebagai barometer kemajuan kantor

Kegiatan yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak akan dapat berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesamanya ataupun dengan pihak luar. Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain sebagai alat untuk me¬mungkinkan terjadinya hubungan keijasama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif. Dengan komunikasi itu berarti pula bertemu¬nya beberapa pendapat, kemauan. dan maksud dan pihak seseorang terhadap pihak lainnya.

Bagian pengurusan surat-surat memegang peranan penting dalam menentukan dan menggerakkan seluruh kegiatan kantor. Kesibukan yang dilakukan dalam mengurus surat-surat merupakan kegiatan pekerjaan yang tidak henti-hentinya bagi sebuah kantor yang maju.

Dalam sebuah perusahaan atau organisasi yang maju, berarti makin banyak informasi warkat yang dikumpulkan, diolah, diarsipkan, dan dikirimkan kepada pihak luar. Warkat atau informasi yang diarsipkan makin banyak, sebagai bahan pengingat bila diperlukan dan untuk kepentingan masa yang akan datang. Dengan demikian orga¬nisasi atau perusahaan makin modern, makin mencari sistim arsip yang makin praktis dan effektif.
Cara apapun yang digunakan dalam berkomunikasi ini tetap saja tujuannya untuk menyampaikan informasi-informasi dan pengirim kepada penerima. Dalam menyampaikan informasi ini, mungkin saja banyak gangguan-gangguan, baik gangguan lingkungan, fisik, bahasa ataupun gangguan lainnya yang timbul karena perbedaan latar belakang antara pengirim dengan penerima informasi.

Karena adanya gangguan-gangguan tersebut, muka akibatnya terhadap proses komunikasi dapat berupa:
1. Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datangnya di tempat tujuan.
2. Informasi warta tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima.
3. Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan.
4. Informasi atau warta tidak ditanggapi sebagai¬mana mestinya.
Apabila komunikasi tersebut dilakukan dengan surat maka bila ada gangguan akibatnya bukan saja para karyawannya yang dinilai tidak dapat bekerja, tetapi perusahaan, atau organisasipun dinilai tidak baik dan tidak bonafide.

6 Pengetahuan Yang Perlu Diketahui Untuk Menulis Surat

Untuk menulis surat, seseorang harus pandai merumuskan buah pikirannya dengan jelas dan mudah dimengerti pembaca atau penerima. Untuk menulis surat yang baik bukan saja diperlukan pengetahuan dan pendidikan yang lumayan, tetapi juga harus menguasai hal-hal sebagai berikut:
1. Memahami masalah yang akan dikemukakan dalam surat.
2. Memahami bidang-bidang lain yang berkaitan dengan masalah yang dibicarakan.
3. Mengetahui posisi atau kedudukan orang yang akan dikirim surat.
4. Menguasai teknik-teknik menyusun surat, baik bentuk-bentuk surat, bagian-bagian surat maupun susunan surat.
5. Menguasai bahan yang akan digunakan dalam surat.
6. Menguasai pengetikan surat
Dengan demikian surat sebagai alat komuni¬kasi dapat dianggap efektif, bila informasi yang disampaikan mencapai tujuan yang dikehendaki.

0 Comments

0 komentar: