Pengertian, Kelebihan, dan Kriteria Surat Yang Baik

Pengertian Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dan pihak yang satu kepada pihak lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat berupa pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran, dan sebagainya.

Dewasa ini teknologi komunikasi sangat maju pesat, sehingga lalu lintas informasi dan penyampaian warta-warta cepat sampai dan cepat diterima pihak lain dengan melalui telepon, telegrap, telex, radio, facsimille atau televisi. Tetapi walaupun demikian, dibandingkan dengan alat-alat komunikasi yang sudah modem seperti di atas tadi, surat tetap merupakan alat komunikasi yang mempunyai kelebihan tersendiri dalam penyampaian informasi dan warta- warta kepada pihak lain. Sebab alat-alat di atas hanya dapat menyampaikan informasi secara pendek-pendek saja, ataupun hanya dapat didengar saja tanpa ada perincian yang panjang lebar mengenai warta informasi yang disampaikan tersebut.

7 Kelebihan surat sebagai alat komunikasi

Jika kita telaah lebih jauh surat memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan yang lain antara lain :
1. Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai secara gamblang.
2. Surat bersifat praktis, karena dapat menyimpan rahasia, dibandingkan dengan telepon mungkin dapat disadap orang lain.
3. Setiap menyampaikan berita, kata-kata, dan kalimatnya diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak.
4. Effektif, karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.
5. Ekonomis, karena biaya pembuatan dan pengiriman relatif murah.
6. Surat lebih memasyarakat, siapa saja dapat melakukan dan melaksana¬kannya.
7. Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat.

8 Kriteria Surat Yang Baik

Mengadakan komunikasi dengan surat terutama dalam sebuah organisasi, instanasi, atau perusahaan diperlukan persiapan yang baik, misalnya bahan dan alat-alat tulis, mesin tik, mempunyai ide dan gagasan-gagasan yang baik, cara pengiriman serta tenaga manusia yang ahli dan terampil dalam pembuatan surat, mengetik, dan sebagainya. Surat dinilai effektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu sampai pada tujuannya, sesuai dengan kehendak si pengirim apabila :
1. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik.

2. Surat mempunyai maksud dan tujuan.
3. Surat ditulis dengan bahasa yang mudah dimengerti. Pakailah bahasa yang baik dan benar, baik susunan katanya, kalimatnya, alineanya.
4. Pergunakanlah bahasa sesuai dengan kemampuan pihak penerima atau pembaca.
5. Surat disusun secara singkat tetapi padat dan jelas.
6. Surat harus dapat mencerminkan pengertian terhadap masalah-masalah yang dihadapi oleh orang yang dituju.
7. Hindarilah penggunaan kata, kalimat yang dipandang tidak perlu, yang membingungkan pihak penerima atau pihak pembaca.
8. Surat hendaknya menunjukkan budi bahasa, serta kewibawaan.