ads

Pengertian Surat Menyurat Persiapan, Hubungan dan Kelompok Orang


Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu dengan pihak lainnya, dan dilaksanakan dengan saling berkirim surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirim surat secara terus-menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak yang lainnya maka hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat.

Pengertian Surat Menyurat Persiapan, Hubungan dan Kelompok Orang

6 Persiapan Yang Diperlukan Dalam Kegiatan Surat Menyurat

Setiap kegiatan kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya. Karena itu keberadaan atau kegiatan surat menyurat sangat diperlukan.
Seperti telah dikatakan bahwa mengadakan hubungan dengan surat apalagi dalam sebuah organisasi, instansi, atau sebuah perusahaan untuk hal-hal yang tertentu memerlukan persiapan-persiapan yang meliputi:
1. persiapan pendiktean,
2. penulisan steno dan pengetikannya,
3. kertas-kertas dan alat-alat tulis,
4. pengiriman surat,
5. pengarsipan, dan
6. pemakaian tenaga manusia seperti juru tik, konseptor, ahli membuat surat, dan sebagai- nya.

4. Kegiatan Perkantoran yang Berhubungan Dengan Surat

Surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan dengan bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha. Kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan surat yaitu :
1 Surat menyurat atau korespondensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik, membuat surat yang baik, dan juga memperbaiki konsep surat.
2. Pengetikan atau typing yaitu bagaimana me¬ngetik konsep surat yang sebaik-baiknya, sehingga menjadi surat yang siap untuk di¬kirimkan.
3. Pengurusan surat atau mail handling yaitu bagaimana menangani surat-surat yang masuk
dan keluar yang sebaik-baiknya dengan prosedur yangeffektif dan effesien.
4. Kearsipan atau filing yaitu bagaimana me¬nyimpan dan menemukan kembali surat atau warkat dengan cepat dan tepat setiap saat di¬perlukan menurut sistem tertentu.

3 Kelompok Orang yang Perlu Mengerti Surat

Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran lainnya merupakan kegiatan yang menunjang bagi terlaksananya tugas-tugas pokok organisasi. Surat menyurat merupakan kegiatan staff atau Service staff, tetapi kegiatan surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi. Dengan demikian yang perlu mengerti surat yaitu :
1. Seluruh pejabat dan pegawai, baik dalam organisasi swasta maupun instansi pemerintah dan perusahaan.
2. Pejabat staf maupun pejabat lini terlibat dalam pemeriksaan surat, seperti surat-surat yang dikirimkan keluar negeri dan suatu organisasi, konsepnya selalu dibuat oleh pe¬jabat lini sesuai dengan tugasnya masing- masing.
3. Para pemimpin organisasi atau perusahaan dalam hal surat-surat tertentu, karena sesuatu alasan terpaksa membuat surat sendiri.

4 Kelompok Orang yang Perlu Menguasai Surat

Seseorang yang perlu menguasai surat adalah sebagai berikut :
1. Koresponden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa dan memeriksa- konsep- konsep surat.
2. Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.
3. Sekretaris, apakah dia sebagai sekretaris pejabat maupun sekretaris organisasi atau unit organisasi.
4. Juru tik, harus menguasai teknik pengetikannya, terutama menguasai bentuk-bentuk surat.

0 Comments

0 komentar: