Tujuan Penulisan Surat
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan. Demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu, di antaranya:
1. Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima surat tentang informasi yang disampaikan tersebut.
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap.
1. Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima surat tentang informasi yang disampaikan tersebut.
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap.
11. Kesalahan-Kesalahan Dalam Menyusun Surat
Dalam prakteknya ternyata berkomunikasi melalui surat menyurat banyak sekali instansi pemerintah maupun organisasi yang kurang mem-perhatikan pentingnya menguasai ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam surat-menyurat. Akibatnya banyak terjadi kesalahan-kesalahan maupun kekurangan-kekurangan, seperti:
1. Susunan surat ruwet,
2. Susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit,
3. Kata-kata dan kalimat-kalimat tidak lengkap, tidak jelas dan tidak pada tempatnya,
4. Penggunaan tanda baca salah,
5. Ejaan banyak yang salah, tidak sesuai dengan Pedoman umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan (EYD),
6. Pemakaian istilah asing mestinya tidak perlu digunakan atau yang tidak sesuai dengan Pedoman Umum Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia,
7. Tata bahasa yang tidak teratur,
8. Kurang sopan atau ceroboh dalam meng¬ungkapkan gagasan,
9. Ketikan salah atau banyak yang kotor,
10. Alamat tidak tepat,
11. Bentuk atau model surat tidak menentu.
Dengan demikian bila penulisan surat tidak benar, justru tujuan yang diinginkan dalam surat-menyurat tidak akan tercapai. Sehubungan dengan itu, masalah-masalah yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut ini.
1. Mengusahakan agar kekurangan dan kelemahan dalam surat menyurat itu tidak terjadi, dan bagaimana cara mengelolanya sehingga menghasilkan surat yang baik dan efektif.
2. Para pegawai dan petugas administrasi harus menguasai peraturan surat menyurat terutama surat-surat niaga dan surat-surat resmi.
3. Para pejabat, pemimpin organisasi, instansi atau perusahaan harus sering memeriksa dan ikut memperbaiki surat-surat sebelum di-tandatangani.
Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari pembaca surat adalah hal-hal sebagai berikut ini.
1. Pembaca atau penerima surat, percaya tentang masalah yang ditulis.
2. Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan, dan keputusan-keputusan dari pengirim.
3. Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.
4. Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.
5. Pembaca memenuhi Begala permintaan pengirim.
6. Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.
7. Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.
1. Susunan surat ruwet,
2. Susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit,
3. Kata-kata dan kalimat-kalimat tidak lengkap, tidak jelas dan tidak pada tempatnya,
4. Penggunaan tanda baca salah,
5. Ejaan banyak yang salah, tidak sesuai dengan Pedoman umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan (EYD),
6. Pemakaian istilah asing mestinya tidak perlu digunakan atau yang tidak sesuai dengan Pedoman Umum Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia,
7. Tata bahasa yang tidak teratur,
8. Kurang sopan atau ceroboh dalam meng¬ungkapkan gagasan,
9. Ketikan salah atau banyak yang kotor,
10. Alamat tidak tepat,
11. Bentuk atau model surat tidak menentu.
Dengan demikian bila penulisan surat tidak benar, justru tujuan yang diinginkan dalam surat-menyurat tidak akan tercapai. Sehubungan dengan itu, masalah-masalah yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut ini.
1. Mengusahakan agar kekurangan dan kelemahan dalam surat menyurat itu tidak terjadi, dan bagaimana cara mengelolanya sehingga menghasilkan surat yang baik dan efektif.
2. Para pegawai dan petugas administrasi harus menguasai peraturan surat menyurat terutama surat-surat niaga dan surat-surat resmi.
3. Para pejabat, pemimpin organisasi, instansi atau perusahaan harus sering memeriksa dan ikut memperbaiki surat-surat sebelum di-tandatangani.
Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari pembaca surat adalah hal-hal sebagai berikut ini.
1. Pembaca atau penerima surat, percaya tentang masalah yang ditulis.
2. Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan, dan keputusan-keputusan dari pengirim.
3. Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.
4. Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.
5. Pembaca memenuhi Begala permintaan pengirim.
6. Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.
7. Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.
